📅 Calendrier

Le Calendrier est le cœur opérationnel de votre salon. C'est ici que vous gérez le flux quotidien de vos rendez-vous pour de votre équipe et l'organisation de vos journées de travail en temps réel.

1. 👁️ Modes d'affichage et sélection

Pour une vue personnalisée, le calendrier offre une grande flexibilité :

• Sélection d'employés : Vous pouvez afficher plusieurs membres de votre équipe simultanément pour comparer leurs journées.
• Vues disponibles : Basculez entre les vues Jour, Semaine ou Mois selon vos besoins.
• Optimisation : Lorsque vous ne sélectionnez qu'un seul employé, la vue Semaine devient plus détaillée pour faciliter la planification précise de chaque employé.

2. 🕒 Disponibilités et Blocages

Le calendrier reflète automatiquement la configuration faite dans la section Personnel.

• Zones Blanches : Ces zones indiquent les heures de travail par rapport aux quarts de travail de vos employés.
• Vacances : Les congés approuvés apparaissent directement, vous évitant de prendre des rendez-vous par erreur.
• Bloqueurs de temps : Utilisez cette fonction pour les imprévus.

💡 Conseil d'expert : Pour les pauses dîner ou les pauses récurrentes, il est préférable de créer deux quarts de travail distincts (matin/après-midi) dans l'horaire de l'employé plutôt que d'utiliser des bloqueurs. Cela rend la gestion plus fluide.

3. 📅 Gestion des Rendez-vous

Le calendrier Woofix est interactif et permet une modification rapide par "glisser-déposer".

Création et Modification

Vous pouvez ajouter un rendez-vous directement dans une plage horaire libre. Lors de la création ou de la modification, vous gérez :

• Détails techniques : Date, Heure, Employé assigné.
• Détails client : Sélection du Client et de l'Animal.
• Services : Sélection des Services & Extras.
• Facturation : Ajout de pourboires, frais supplémentaires ou rabais.

Calcul Automatique : Le coût total et la durée du bloc de temps sont calculés automatiquement par l'algorithme de Woofix en fonction du service choisi, de la race, du poids et des spécificités de l'animal.

Flexibilité

Vous pouvez modifier et déplacer les rendez-vous d'une heure à l'autre ou même d'un employé à l'autre directement dans la journée.

4. 🏷️ Statuts et Communications

Le suivi de l'état d'un rendez-vous est crucial pour la bonne marche du salon.

• Les Statuts : Vous devez mettre à jour le statut pour chaque étape (En attente, Réservé, Confirmé, Annulé, Terminé, No-show).
• Notes du salon : Pour vos notes internes et l'équipe. Ne sont jamais visible par le client.
• Notes clients : Contiennent les informations saisies par le client lors de la réservation en ligne ou vos notes prises par téléphone. Ne sont également jamais visible par le client.
• Rappels : Vous avez la possibilité de désactiver manuellement les rappels automatiques par SMS et e-mail pour un rendez-vous spécifique si nécessaire.

Note : Le concept de statut est fondamental dans Woofix. Pour plus de détails, consultez le tutoriel dédié à la page Rendez-vous.

✔️ Résumé pour une gestion efficace

• Vérifiez vos vues pour avoir une vision claire de la charge de travail de l'équipe.
• Privilégiez les quarts doubles pour les pauses régulières afin de garder un calendrier propre.
• Maintenez les statuts à jour pour assurer un suivi client professionnel.
• Utilisez les notes pour centraliser l'information sans crainte que le client ne les voie.